Pemanfaatan Jaringan Dalam Otomasi Kearsipan 2022
literasisosial.com – Arsip merupakan sumber informasi yang sangat penting dalam sebuah instansi/organisasi namun pengelolaan arsip sering terabaikan dan belum efisien, hal ini dapat menyebabkan berbagai masalah dari kerusakan arsip sampai hilangnya data arsip. Arsip pada dasarnya merupakan kumpulan- kumpulan data yang disimpan sebagai dokumen atau acuan apabila suatu waktu saat data tersebut akan dipergunakan kembali oleh suatu organisasi data tersebut masih dapat dipergunakan Secara fisik arsip mengandung unsur- unsur struktur, isi dan konten baik itu arsip kertas maupun film.
Saat ini kebutuhan akan informasi semakin tinggi dan terus berkembang, di dunia kerja teknologi menjadi pokok utama dalam melakukan segala aktifitas yang berbasis pada komputer dan koneksi jaringan internet. arsip merupakan salah satu sumber informasi untuk menunjang proses administrasi Dalam perkembangan zaman media penyimpanan arsip berubah dari objek yang bersifat fisik menjadi data dalam bentuk software virtual yang dapat dijangkau secara lebih mudah.
Sistem kearsipan elektronik telah berkembang sesuai tuntutan zaman, sistem kearsipan elektronik memiliki banyak variasi dan membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Untuk instansi/organisasi yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan volume arsip yang tinggi, menggunakan sistem kearsipan elektronik ini akan mempermudah proses temu kembali informasi.
Sistem Otomasi Kearsipan
Pemanfaatan teknologi modern dalam mengelola arsip di berbagai negara maju telah dimulai sejak lama. Salah satu teknik yang digunakan oleh mereka di antaranya adalah dengan sistem document imaging. Untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah arsip yang banyak, baik yang baru tersimpan maupun yang sudah tersimpan lama, penggunaan teknologi informasi sangat banyak membantu.
Pengelolaan arsip menggunakan sistem otomasi merupakan sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data secara elektronik dengan memanfaatkan fasilitas komputer dan teknologi informasi lainnya. Potensi teknologi yang serba canggih telah memberikan peluang untuk melakukan kegiatan otomasi arsip. Melalui otomasi kearsipan ini mengandung konsekuensi bahwa klasifikasi atau pengelompokkan arsip menjadi kompleks.
Arsip elektronik dapat terjadi atas bermacam-macam pengelompokkan dalam berbagai format dan berbagai media penyimpanan. Penggunaan media otomasi arsip mampu mengurangi atau mengembangkan kebutuhan duplikasi apabila hal itu diperlukan. Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuannya kembali informasi dapat dilakukan melalui sistem yang bekerja secara cepat. kebutuhan akan jenis informasi tertentu yang sangat rinci akan dapat dipenuhi dan juga layanan sistem manual dapat diganti dengan sistem otomasi tersebut.
Pada sistem kearsipan yang sudah otomasi, semua pengelompokkan atau klasifikasi arsip dapat disatukan ke dalam satu database dan dapat dapat ditempuh “jalan pintas” untuk meningkatkan kecepatan dalam memperoleh informasi. Otomasi memungkinkan informasi disusun dalam berbagai macam pola sesuai dengan berbagai kebutuhan calon pengguna. Otomasi dapat mengumpulkan secara cepat berbagai informasi yang penyimpanannya terpisah melalui indexing yang tepat dan canggih. Beberapa sistem otomasi kearsipan yang telah di kembangkan seperti SIMARDI (Sistem Informasi Manjemen Arsip Dinamis), SIKD (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis), E-Arsip ,SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi), SUON (Surat Online) dan lain sebagainya.
Kesimpulan
Dalam rangka pengelolaan arsip secara modern dan sesuai prinsip menyimpan teratur, menemukan cepat dan tepat. Pemanfaatan komputer dan Teknologi informasi yang terus berkembang sangat perlu mengikuti, Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, data dan informasi dari arsip dapat di komputerisasi atau di scan untuk mempermudah pengelolaan arsip secara modern serta dapat membantu penyimpanan arsip, penelusuran, penemuan kembali dan membuatnya dalam bentuk cetakan (print out) Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses kearsipan dengan lebih praktis, cepat dan mudah dengan pemanfaatan jaringan otomasi kearsipan. Arsip-arsip dapat di disimpan melalui jaringan otomasi kearsipan dalam bentuk digital berupa mikro film, cd, dvd, hard disk dan sebagainya yang dapat menghemat ruang dan biaya.
Apalagi telah hadir cloud computing yang memanfaatkan teknologi internet untuk penyimpanan file atau dokumen. namun perlu di ingat arsip merupakan sebuah data penting terkait informasi sebuah perusahaan/lembaga/organisasi tetapi harus di sesuaikan dengan kondisi kebutuhan untuk tetap juga harus menyimpan fisik arsip (asli) sebagai bukti otentik.
DAFTAR PUSTAKA
https://repository.uinjkt.ac.id/dspace/bitstream/123456789/51233/1/fulltext.pdf
http://repository.radenfatah.ac.id/8511/1/Pengelolaan%20Arsip%20Berbasis%20Otomasi.pdf
